Donnerstag, 17. Januar 2019 20:32 Uhr
Trotz Digitalisierung häufiger unterwegs. Persönliche Treffen gewinnen sogar an Bedeutung. Bild: iStock/izusek

Viel Verkehr im Global Village

ehotel – Chat statt Gespräch, Videotelefonie statt persönliches Treffen: Macht die Fülle an digitaler Kommunikation das Gespräch an einem Tisch ­obsolet? Fritz Zerweck, Vorstand von ehotel, sieht in der Vernetzung der Welt im Informationszeitalter neuen Aufwind für Geschäftsreisen. 

 

 

Von Fritz Zerweck

 

 

Die Welt wird immer kleiner, zumindest, wenn man sich die Entwicklung des internationalen Tourismus ansieht. Seit sieben Jahren wächst er überdurchschnittlich mit einem Rekordergebnis nach dem anderen: 2016 wurden international 1,24 Milliarden Ankünfte verzeichnet. Noch vor sechs Jahren war die Milliardengrenze nicht geknackt. Seitdem stieg die Zahl der internationalen Ankünfte um fast 30 Prozent, so die Zahlen der Welt Tourismus Organisation (UNWTO). 

 

Die Menschen reisen immer mehr – privat und auch geschäftlich. Vor allem letzteres mag den ein oder anderen erstaunen, bietet doch die fortschreitende Digitalisierung immer einfachere, schnellere und kostengünstigere Möglichkeiten zum Austausch an. Allein per Smartphone können wir uns weltweit an Videokonferenzen beteiligen, ganze Datensätze von unterwegs bearbeiten und Prozesse abstimmen. Dennoch waren im vergangenen Jahr 161,2 Millionen Menschen international aus geschäftlichem Anlass unterwegs. Hinzu kommt eine Vielzahl von Business-Trips innerhalb der einzelnen Länder. Allein die Schweizer reisten laut den letzten aktuellen Zahlen des statistischen Bundesamtes im Jahr 2015 über eine Million Mal beruflich ins Ausland. 

 

 

Vernetzte Welt – reisende Gesellschaft

Ein Widerspruch? Vielmehr eine logische Konsequenz! Denn die Technologisierung unseres Berufs- und Lebensalltags macht den persönlichen Kontakt umso wichtiger, um sich im Daten- und Informationsdschungel selbst ein verlässliches und authentisches Bild zu machen. Das gilt vor allem in Sachen Business. Laut einer Umfrage von BCD Travel in der Schweiz sagen rund 56 Prozent der Befragten, dass die Bedeutung von Geschäftsreisen für den Unternehmenserfolg in den vergangenen fünf Jahren sogar zugenommen hat.

 

Diese Mobilitätsbereitschaft wiederum wird ebenfalls durch die Vernetzung unserer Gesellschaft befeuert. Zum einen ist das Reisen durch die mittlerweile fast kinderleichte Organisation mit unzähligen Online-Angeboten zu jeder Zeit selbstverständlich und auch günstiger geworden. Zum anderen erhöht gerade diese Verfügbarkeit den Drang, ein persönliches Treffen trotz Überwindung grosser Distanzen möglich zu machen. Man könnte sagen, dass die ortsunabhängige Arbeit in der Informationsgesellschaft des 21. Jahrhunderts ein ständiges geschäftliches Reisen als Status Quo definiert.

 

 

Businessclass in der Organisation

Die Lust zur Geschäftsreise haben die Anforderungen an deren Management steigen lassen. Während der Privatreisende durchschnittlich einen vollen Arbeitstag (neun Stunden) in die Netzrecherche investiert, um die eigene Reise mit Unterkünften, Transport und Freizeitaktivitäten zu planen, sind Unternehmen darauf bedacht, möglichst schnell und effizient Dienstreisen zu organisieren. Nicht die Entfernung oder Dauer von Reisen stehen im Fokus, sondern wie effizient Planung und Abwicklung ablaufen. Andernfalls geht die Kosten-Nutzen-Rechnung von Dienstreisen tatsächlich nicht mehr auf. 

 

Heute müssen professionelle Travel Manager dazu zwei Fragen jederzeit beantworten können: Wo finde ich die grösstmögliche Verfügbarkeit von Zimmern, Flügen, Mietwagen und wo finde ich deren beste Raten entsprechend meines definierten Kostenrahmens. Und dennoch: Selbst wenn die günstigsten Angebote für eine Dienstreise ausfindig gemacht wurden, verursacht ihre korrekte Abrechnung in Buchhaltung und Accounting einen enormen Zeitaufwand. Gut und gerne 30 Minuten sind pro Einzelfall-Abrechnung von Dienstreisen üblich.

 

Die Forderung ist eindeutig: Mittels der technischen Möglichkeiten flexibel reisen zu können, dabei die besten Angebote zu nutzen und in der Reisebetreuung und Buchungsabwicklung effizient und effektiv zu sein. Es bedarf Rundum-Sorglos-Pakete, die crossmediale Beratung und Betreuung individuell, überall und jederzeit zur Verfügung stellen. Wie lassen sich diese Forderungen letztlich realisieren? Und vor allem: Wie lassen sich pauschale Lösungen kosten- und zeiteffizient für den Einzelfall adaptieren?

 

 

Patentrezept? Individuallösung!

Grundsätzlich bieten hier Meta-Search-Technologien einen wertvollen Beitrag, um der Informationsflut an möglichen Reise-optionen – seien es Unterkünfte oder Flüge – Herr zu werden. Unser Unternehmen hat deshalb etliche Jahre an einer Direktbuchungsmöglichkeit für Hotelangebote gearbeitet, die sich Meta-Search für einen umfassenden Marktüberblick zu Nutzen macht. Unsere Kunden finden somit bei ehotel rund 7 Millionen Hotelangebote aus über 600 Quellen – Hotelprovider, Online-Portale, Bettendatenbanken oder Einkaufsgemeinschaften. Wir ermöglichen Geschäftskunden, ein individuelles Profil anzulegen, welches gesetzte Kostenrahmen und Unterkunftsstandards automatisch in der Suche ebenso berücksichtigt wie Rahmenverträge oder kurzfristig verfügbare Sonderangebote. 

 

Der Vorteil aus dieser Angebotsvielfalt ist nicht nur auf den Preis beschränkt. Aus der Masse lassen sich zwar auch die günstigsten Angebote zielgerecht mit Hilfe von unterschiedlichsten Filtern sondieren, noch entscheidender für ein Unternehmen mit hohem Reiseaufkommen ist jedoch die Verfügbarkeit. Gerade mit dem Verbot der Bestpreisklauseln gewinnen die Hoteliers die Hoheit über die Angebots- und Preisgestaltung in vollem Masse zurück und können ihre Zimmer beliebig auf Buchungskanäle verteilen. Benötigt das Unternehmen etwa fünf Zimmer für drei Übernachtungen eines Hotels, muss es auf einem Kanal die letzten drei buchen und die weiteren zwei auf einem anderen. Der Geschäftsreisende bzw. dessen Travel Arranger benötigt dadurch mehr Zeit für Suche und Buchung, die Buchhaltung erhält einen Zusatzaufwand durch mehrere und möglicherweise unterschiedliche Rechnungsbelege.

 

Für uns zählt: Flexibilität garantieren. Deshalb können Reisende spontan von unterwegs per App und Firmen-Log-in ebenso in unserem System buchen wie über das unternehmensinterne Travel-Management-System im Büro. Flexibel bedeutet in diesem Sinne auch: Egal welche Buchungen zustande kommen, ihre gesamte Abwicklung muss einheitlich zugunsten des existierenden Accounting- und Finanzbuchhaltungssystems sein. Dafür liefern wir Sammelabrechnungen, die das Geschäftsreiseaufkommen im Segment der Unterkünfte transparent und in der Verarbeitung schlank halten. Mit central billing bieten wir eine Übernahme aller Zahlungsmodalitäten für unsere Firmenkunden an, die anschlies-send entsprechend den individuellen Vorgaben für die Verbuchung aufbereitet werden. Die so gewonnene Unabhängigkeit von Zahlungsmittelakzeptanzen der einzelnen Hotels sowie die Bündelung des Buchungsaufkommens senkt die Prozesskosten in der Geschäftsreiseorganisation um bis zu 30 Prozent. Um diesen Gewinn nachhaltig zu sichern, stellen wir unterschiedliche Controlling-Instrumente zur Verfügung.

 

 

Innovation geht weiter

Insgesamt haben die Innovationen der Reisebranche in den letzten Jahren viel dazu beigetragen, das Reisen dienstlich wie privat so unkompliziert und einfach wie nur möglich zu machen. Zwar sind die wichtigen Stellschrauben und Kostentreiber für alle reisenden Unternehmen identifiziert, ein Patentrezept gibt es dennoch nicht. Um auch in Zukunft weiterhin erfolgreich dienstlich reisen zu können, tun Dienstleister, Travel Manager und auch Geschäftsführer gut daran, die eigenen Präferenzen im Blick zu behalten und individuelle Lösungen zu erarbeiten. Die Palette an Optionen dafür ist jedenfalls ähnlich überwältigend wie die Zahl der internationalen Geschäftsreisen.

Der Autor

 

Fritz Zerweck ist seit 2004 CEO der ehotel AG. Das Unternehmen bietet mit seinem Online-Portal Reiseorganisation aus einer Hand: Hotel- und Bettendatenbanken, angeschlossene Reservierungssysteme sowie ein zertifiziertes Buchungsverfahren mit den besten Preisen in Echtzeit werden auf der Plattform zusammengeführt. Nutzer können aus rund 7 Millionen Hotelangeboten auswählen. Mit der Spezialisierung auf Firmenkunden zeichnet sich die Hotelbuchungsplattform dabei durch Service vor, während und nach der Buchung aus.

 

 

VZH