Donnerstag, 17. Januar 2019 20:48 Uhr
Teilautomatisierung erleichtert die Koordination und erhöht damit die Effizienz. iStock / Thomas_EyeDesign

Projektmanagement – 
jetzt die Chancen packen

Management – Die digitale Transformation lässt keine Branche unberührt. Was aber bedeutet diese für das Projektmanage-ment? Die Kommunikation über Hierarchien und Abteilungen hinweg sowie die steigende Eigenverantwortung aller Beteiligten stellen Unternehmen vor Herausforderungen. Sie bietet aber auch grosse Chancen.

 

 

 

Von Peter Ottiger

 

Auch wenn das (Buzz-)Wort Digitalisierung erst seit einigen Jahren den Wandel vom analogen zum digital unterstützten Arbeiten beschreibt, verwenden besonders die Projektplaner schon seit den 1980er-Jahren digitale Hilfsmittel. Die heissen oft Microsoft Excel oder Microsoft Project. Damit erstellte Projektpläne sind aber meist nur einem kleinen Kreis im Projektteam zugänglich, was die Stakeholder vor Probleme stellt: 

 

 

  • Informationen zum aktuellen Stand sind nie in Echtzeit abrufbar.
  • Der Einzige mit komplettem Überblick ist der Projektplaner.
  • 
Änderungen müssen stets von allen Beteiligten eingeholt und wiederum kommuniziert werden.
  • 
Es besteht keine Verknüpfung zu anderen projektrelevanten Daten.
  • 
Der manuelle Pflegeaufwand ist enorm.

 


Das zeigt das Paradoxe an der Digitalisierung: Nur weil man digitale Hilfsmittel im Projektmanagement nutzt, ist es noch lange nicht digitalisiert. Dazu braucht es einen digitalen Mindset, der über den Einsatz von Software hinausblickt. Wir müssen verstehen, was Digitalisierung für das Projektmanagement bedeute:

 

 

  • 
Neue Technologien führen zu einer neuen Arbeitsweise.

 

 

  • 
Digitale Hilfsmittel müssen die abteilungsübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit unterstützen und Wissens-Silos aufbrechen.
  • 
Die digitale (Arbeits-) Welt ist schnelllebiger und verlangt von allen ein höheres Mass an Eigenverantwortung.

 

Digitalisierung und Arbeiten 4.0

 

Informationen, Nachrichten, Status-Updates – egal wo in der Welt etwas passiert, wir können es sofort erfahren und kommentieren. Diese Anforderung stellen wir heute auch an unsere Projektinformationen. Ich möchte in Echtzeit wissen, wo das Projekt steht, welche Aufgaben erledigt sind, welche Dokumente fehlen und wer woran arbeitet. Und zwar unabhängig davon, ob ich im Büro, bei einem Kunden oder im Flugzeug sitze. Genauso möchte ich Änderungen im Projekt schnell und zuverlässig an die zuständigen Personen kommunizieren. Dafür müssen digitale Hilfsmittel in die Arbeitsabläufe integriert sein und nicht nur Personen, sondern auch Daten vernetzen.

 

Softwareunterstütztes Projektmanagement bringt die besten Ergebnisse, wenn die einzelnen Systeme vernetzt sind: Planungs-, Ressourcen-, oder Dokumentenmanagement werden aktuell in vielen Unternehmen in voneinander unabhängigen Anwendungen betrieben. Das führt unweigerlich zu Systembrüchen und Reibungsverlust. Diese Ineffizienz kann durch kluges Digitalisieren reduziert und durch Automatisierung sogar eliminiert werden. Was nützt es, wenn ein Kollege im Projekt eine Aufgabe zwei Tage früher als geplant erledigt hat, ich dazu aber nicht benachrichtigt werde? Wo der Kollege früher extra eine E-Mail dazu schrieb, sagt mir im digitalisierten Projektmanagement die Software, dass der übergeordnete Vorgang nun erledigt ist und ich frühzeitig in die nächste Phase starten kann. Ist die Vernetzung im gesamten Unternehmen weit fortgeschritten, führt die Erledigung des Vorgangs dazu, dass die Buchhaltung benachrichtigt wird und Teilkosten bereits abgerechnet werden können. Eine solche Teilautomatisierung ist in der Industrie schon lange etabliert. Im Projektmanagement sollte das dank der Möglichkeiten der Digitalisierung auch zum Standard werden.

 


Vernetzung macht’s möglich

 

Innovationen entstehen – entgegen dem verklärten Bild des in der Garage tüftelnden Genies – durch den Austausch von Wissen über Experten-Silos hinweg. Die Stärke der Digitalisierung liegt in den Möglichkeiten der Vernetzung von Personen und Daten über die Abteilungsgrenzen hinaus. Dies schafft die Grundlage, um sich jene Experten zu holen, die am besten zum erfolgreichen Abschluss des Projektes beitragen können. Das heisst aber auch: Expertise «verlässt» zumindest temporär das bisherige Abteilungs-Silo. Mit dem Austausch von Wissen wird dieses demokratisiert. Das geht oft mit Machtverlust einher und kann zur Verflachung von Hierarchien führen. Konflikte sind unausweichlich. 

 

Hier ist es hilfreich, Projekte zu priorisieren und somit den Einsatz von Experten in hoch priorisierten Projekten zu rechtfertigen. Ein Vorrang kann zum Beispiel anhand der Innovationskraft erfolgen. Innovation soll nicht nur als Hervorbringen eines neuen Produktes oder einer neuen Dienstleistung gedacht werden, sondern als etwas Nutzbringendes für Kunden. Sobald nämlich der Nutzen im Vordergrund steht, kann die Rangordnung oder Machtposition Einzelner nicht mehr als Begründung für die Priorisierung von Projekten herhalten. 

 


Die Krux mit der 
Eigenverantwortung

 

Genauso wie sich die Arbeitsweise im Projektalltag durch die Digitalisierung ändert, wandeln sich die Rollen von Projektleitern, -mitarbeitern und Stakeholdern. Für alle aber gilt: mehr Eigenverantwortung. Die Digitalisierung ist ein Katalysator für ein neues Verständnis von Verantwortung im Projekt. Wenn jeder die für ihn relevanten Informationen durch vernetzte Software zur Verfügung hat, ist er nicht nur dafür verantwortlich, sie sich zu holen, sondern sie auch anderen zur Verfügung zu stellen. Es geht also im digitalisierten Projektmanagement nicht mehr nur darum, dass softwareunterstützt Transparenz herrscht, wer Aufgaben bis wann zu erledigen hat. Es geht vielmehr darum, relevante Informationen zurück ins System zu führen und den Informationskreislauf zu füttern. Damit wird Schritt für Schritt ein zugängliches Projektwissen aufgebaut, das leichter und schneller zu besseren Entscheidungen führen kann. Und so alle Projektmitarbeitenden befähigt, tatsächlich eigenverantwortlich zu arbeiten.

 

Fehler passieren. Ein entscheidender Faktor für den Erfolg von eigenverantwortlichem Arbeiten ist die Fehlertoleranz. Dabei geht es nicht um die Frage, ob man im Projektmanagement eher den agilen, klassischen oder einen hybriden Ansatz verfolgt. Sondern darum, ob das Unternehmen damit umgehen kann, dass das Einfordern von Eigenverantwortung der Mitarbeiter damit einhergeht, dass diese auch mal falsch abbiegen werden. Eine Fehlerkultur etabliert sich nicht von selbst. Aber auch hier birgt die Digitalisierung eine Chance. Denn wenn der Prozess, der zum falschen Abbiegen geführt hat, dank Digitalisierung nachvollziehbar ist, kann schnell geklärt werden, warum zum Beispiel ein Projekt länger dauert als geplant. Aus Fehlentscheidungen lernen wir. Im besten Fall können gescheiterte Projekte nochmals aufgerollt und durch Erkenntnisse aus der Dokumentation erfolgreich abgeschlossen werden.

 

 

Der Autor

Peter Ottiger ist Country Manager Schweiz bei InLoox.

 

InLoox, 1999 in München gegründet, entwickelt Projektmanagement-Lösungen, die Geschäftsprozesse vereinfachen und beschleunigen. Das Produktportfolio besteht aus InLoox PM zur Installation im eigenen Netzwerk und InLoox now!, Projektsoftware als Service. Endanwender können entweder via InLoox für Outlook, einer vollständig in Microsoft Outlook integrierten Projektmanagement-Software, oder über die Online-Projektsoftware InLoox Web App auf ihre Projektdaten zugreifen. InLoox ist bei mehr als 50 00 Anwendern in über 65 Ländern im Einsatz.

VZH